Como mudar de administrador de condomínio, passo a passo

A decisão é sempre da assembleia

O administrador é eleito e destituído pela assembleia de condóminos. Não é o condómino mais insistente que decide, nem a empresa que faz a proposta mais barata — é a assembleia, reunida e com a decisão registada em ata.

Basta maioria dos votos dos condóminos presentes, desde que a assembleia esteja validamente constituída. O ponto tem de constar da convocatória: uma destituição decidida num ponto genérico de «outros assuntos» é contestável e cria um problema em vez de resolver outro.

Convocar a assembleia corretamente

A convocatória tem de ser enviada a todos os condóminos com a antecedência mínima legal de dez dias e indicar dia, hora, local e a ordem de trabalhos completa. Se a intenção é substituir o administrador, isso deve estar escrito com essas palavras.

Inclua também a eleição do novo administrador como ponto seguinte. Destituir sem eleger deixa o condomínio sem representante legal, sem ninguém para pagar a fatura da eletricidade das partes comuns e sem ninguém a cumprir os prazos de inspeção.

Os documentos que tem de exigir

Este é o ponto onde a maioria das transições corre mal. O administrador que sai deve entregar, contra recibo, um conjunto muito concreto de coisas:

Extratos e saldo de todas as contas do condomínio, incluindo a do fundo comum de reserva. O mapa atualizado de quotas em atraso, fração por fração. Todas as atas e o livro de atas. O título constitutivo e o regulamento. As apólices de seguro em vigor. Os contratos de manutenção. Os relatórios das últimas inspeções obrigatórias. As chaves e códigos de acesso.

Faça uma lista, assine-a e datem-na ambos. Sem isso, meses depois ninguém consegue provar o que foi ou não entregue.

O que fazer se não entregarem nada

Acontece. O primeiro passo é uma notificação escrita, com prazo, enviada por carta registada com aviso de receção. Serve para fixar a data e demonstrar que o condomínio agiu.

Se o incumprimento persistir, o condomínio pode exigir judicialmente a entrega dos documentos e a prestação de contas do período em que o administrador exerceu funções. Vale a pena reconstituir entretanto o essencial: o banco fornece extratos, as seguradoras fornecem cópias das apólices e a conservatória fornece o título constitutivo.

Os três erros mais comuns

Destituir sem eleger substituto e ficar meses sem administração. Aceitar a transferência de saldo sem confirmar o extrato bancário. E não verificar se o fundo comum de reserva existe de facto numa conta separada — muitas vezes descobre-se que foi usado para despesa corrente, o que é ilegal e tem de ser reposto.